Cómo crear o montar una gestoría en España

Desde la experiencia de la constitución de una sociedad limitada de una profesión colegiada, comento un poco por encima el proceso para montar una gestoría en España desde cero.

En el artículo nos vamos a referir también a lo que sería una asesoría, las cuales tienen son distintas pero se complementan, de hecho es habitual ver Asesoría-Gestoría los cuales cuentan en su despacho con abogados que aprovechan las sinergias de la actividad e incluso también con administración de fincas.

Pasos para montar una gestoría en España desde el principio

Realmente montar un empresa es más sencillo de lo que parece y más que conforme ha pasado el tiempo se ha simplificado eliminando los lentos trámites burocráticos con numerosos obstáculos en tiempos y requisitos y en la actualidad y desde hace tiempo, todo se realiza y se constituye de forma telemática.

Excepto si se va a realizar una actividad calificada (bares, clínicas, talleres, ...), la puesta en marcha será exprés y teóricamente la empresa, si obstamos por esa figura, estará formalizada en 24 horas, si bien en la práctica es algún día más.

Requisitos para montar una gestoría

Debemos tener claro qué tipo de gestoría deseamos ser; si no disponemos de suficiente capacidad financiera, quizás convenga establecerse al inicio como profesional autónomo. Es lo normal, al inicio no disponer de recursos limitados para empezar resulta un obstáculo, pero es mejor ir consolidando el negocio y la actividad progresivamente y poco a poco.

Antes de nada y para no llevarnos a engaño, se ha de saber que para montar una Gestoría se necesita tanto en calidad de autónomo como si se va a hacer desde empresa (una sociedad) haya un gestor colegiado.

Constituir la empresa

Ejercer una actividad laboral por cuenta propia con la fórmula de una sociedad limitada es lo más usual, el capital mínimo necesario es de 3001 euros para depositar en una cuenta bancaria y la constitución de la empresa debe elevarse frente a notario en escritura pública. En la práctica ese importe inicial depositado en la cuenta bancaria se puede retirar inmediatamente después, si bien evidentemente la cuenta deberá tener fondos..

Uno de los primeros pasos será darse de alta en la Agencia Tributaria con el epígrafe correspondiente que corresponda a gestorías, que en principio es el 722. Así mismo también en este organismo y se realiza para constituir la sociedad, el necesario CIF correspondiente que se obtiene en la mencionada Agencia Tributaria.

Se habrá tenido que aperturar con un CIF provisional una cuenta bancaria con los requisitos legales que se solicitan (entrega de estatutos de la sociedad, documentos de identidad del gerente y algún otro documento). Ese CIF antes terminaba siendo el mismo que el provisional asignado. Todo está sujeto a variaciones y puede haber cambiado.

Como no, también hay que darse de alta en la Seguridad Social en el régimen de autónomos aunque se constituya una empresa como sociedad.

La sociedad tiene que tener al menos una persona como autónomo. Si se realiza como empresa, será gerente y el pago de autónomo en España será el más alto, cosa que debería ser proporcional a los ingresos obtenidos, pues no puede ser que pague lo mismo el gerente de una multinacional que un nuevo autónomo (gerente), si bien hay diferentes bonificaciones que van variando cada periodo y a las que el nuevo emprendedor se puede acoger durante los primeros meses/años de vida. Ojo, que si la actividad de la empresa cesa, se pueden pedir/pedirán la devolución de los importes no abonados.

El tipo de sociedad

No es cuestión de disponer de un capital importante o el tamaño de la empresa de nueva creación para decidir si se va a realizar el trabajo de gestor o gestoría como autónomo o en una sociedad constituida, más bien se valora también inicialmente temas de fiscalidad, pues cada formula tiene sus ventajas e inconvenientes.

Existen otras figuras aparte de las dos reseñadas, como podría ser una sociedad mancomunada, comunidad de bienes, u otras.

El alta de la sociedad o figura como autónomo, conlleva otra serie de trámites que son aconsejables realizar a través de una asesoría fiscal, que facilitara enormemente la gestión. El importe de los honorarios de la asesoría por esta gestión puede ser entre 450 y 1200 euros, como se ve, el mercado es libre.

La asesoría fiscal facilitará y realizará la mayoría de los trámites como solicitud del nombre de la empresa, donde hay que proponer cinco nombres que se consideren que no se encontrarán ya registrados, del que se aprobará uno de entre los propuestos.

Como aclaración por una parte está esa denominación social que normalmente es muy larga (no puede coincidir con otro nombre ya dado de alta como se ha comentado), y luego por otra parte está el nombre abreviado que se utiliza normalmente como "marca" o identificación a efectos o fines comerciales que se realizarán.

Los autónomos pueden elegir también un nombre comercial para utilizar en lugar del nombre personal, por ejemplo en publicidad, facturas, incluso comunicación con la administración etc. En la práctica los autónomos utilizan una denominación pero no registran ninguna identificación comercial, pero por un pequeño importe se puede igualmente, averigua como registrar un nombre comercial.

La asesoría se encargará además de realizar la escritura de constitución donde figurará entre otros:

• Socios (puede haber socios capitalistas, estos no tienen obligación de registrarse como autónomos pero no pueden realizar ninguna tarea laboral en la empresa).
• Ámbito de actuación (donde se comunica que se puede trabajar. Local, provincial, nacional, internacional)
• Objeto social (que actividades podrá realizar la sociedad, pueden ser muy dispares y que no tengan plenamente que ver con la empresa en si, normalmente se muy amplia)

Otras cuestiones que formalizar para constituir una gestoría.

Una gestoría tiene una responsabilidad profesional dado el ámbito en el que se desarrolla y trabaja.

Puesto que como gestoría nos vamos a encargar de la gestión de trámites, (las asesorías con servicio fiscal, contable y laboral de nuestros clientes), podremos incurrir por impericia, negligencia o mala fe, en delito tipificado en España como administración desleal, cuando se realicen servicios de gestión administrativa y contable, incluso podría ser burocrática como podría llegar al caso de una subvención.

Sin llegar a ese extremo debemos tomar en cuenta la posibilidad de cometer fallos en nuestra gestión que supongan un perjuicio económico a un cliente, por lo que debemos contratar obligatoriamente un seguro de responsabilidad civil, que responderá de manera universal, colectiva y/o subsidiaria ante una de estas cuestiones.

También como cualquier autónomo o empresa, se debe cumplir con el RGPD (Reglamento General de Datos) de ámbito europeo. Debido a que gestionaremos información muy sensible de nuestros clientes e incurrir en una infracción en la normativa puede conllevar importante sanciones.

Por ello y porque el receptor de nuestros servicios es un cliente, debemos redactar un contrato de prestación de servicios con cada cliente que tengamos.

El contrato debe ser lo todo lo completo que se pueda no obviando información contractual relevante y así por otra parte evitar malentendidos, dejando claro cuestiones como pueden ser qué servicios se incluyen y cuales se facturarán aparte.

Así en función del tipo de empresa, empleados y otras cuestiones como volumen de facturación, los honorarios del gestor se incrementarán en base a ello.

La consideración de la formación.

En cuanto a la profesión, es una actividad que requiere una profesionalidad muy cualificada con estudios universitarios superiores. Disponiendo de algunas de las licenciaturas o diplomaturas que se requieren, se podrá colegiar.

Debido a los cambios normativos son permanentes, en una gestoría se necesita constante formación y conocimientos técnicos muy específicos en distintas materias de gestiones administrativas con la administración, juzgados y organismos, y las asesorías como contabilidad, fiscalidad o legislación laboral.

Por eso es favorable tener una titulación superior en derecho, económicas o empresariales complementada con formación específica por medio de master relacionados en la actividad profesional y en asesorías incluso graduado social entre otras carreras universitarias, realizándose cursos de especialización en Fiscal, Dirección Económico-Financiera o Relaciones Laborales.

Administrativos, y personas con ciclos formativos de nivel superior y/o con experiencia profesional en el área pueden formar parte de la futura gestoría como empleados, ya que con posibilidad o no de colegiarse teniendo o no estudios universitarios compatibles con la profesión, su experiencia será muy válida para trabajar en el despacho del gestor colegiado.

La formación no acaba el día que se obtiene la colegiación y se desarrolla la actividad laboral como hemos reseñado. Debido a los constantes cambios en la legislación debemos estar actualizados. Por eso es favorable llevar a cabo todos los años cursos de reciclaje y estar al tanto de las novedades legislativas.

el cual mantiene a sus miembros en constante formación lo que te ayudará mucho.

Gestor colegiado. El colegio de gestores.

Como gestores deberemos colegiarnos en un colegio de gestores de una localidad/provincia. Se debe pagar una cuota anual como gestor ejerciente o no ejerciente (para los que se inician).

Existe un código deontológico como en cualquier colegio de profesionales reglado, y un reglamento de sanciones.

Al inscribirnos en el Colegio Profesional de Gestores de la localidad o provincia donde vayamos a ejercer nuestra actividad, tendremos jornadas de formación periódicas, así como charlas y coloquios relacionados con la profesión.

Programas informáticos para gestorías

Además de la formación en las materias objeto de nuestra actividad, tendremos que manejar programas propios de las gestorías diseñados especialmente para realizar las tareas habituales.

Estos programas pueden tener un importe de pago único de entre 300 y 1000 euros y un mantenimiento anual de entre 100 y 300 euros.

Los programas de gestión son cada vez más completos y eficientes, facilitando las tareas enormemente.

Un buen software de gestión pude aumentar el desarrollo de trabajos, el rendimiento y la productividad en el despacho del gestor.

Estos programas facilitan de manera automática múltiples procesos y tareas con numerosas bases de datos de/y gestión; emisión de facturas en formato digital si no se desea utilizar papel, asientos contables predefinidos y una interfaz que muestran de manera clara las diferentes tareas que se desean realizar.

También se pueden conectar directamente con organismos como la sede electrónica de la Agencia Tributaria y otra serie de trámites online.

El manejo de programas de hoja de cálculo es esencial y los documentos XLS son una rutina diaria en este tipo de despachos.

Definir un modelo de negocio

Aunque logre parecer una obviedad, no hay dos gestorías iguales.

Existe quien elige un enorme volumen de clientes con una cuota baja con servicios reducidos o una gestión más completa a un mayor coste otros que buscan la excelencia.

No obstante, no debemos caer en el error de distinguirnos de la competencia de forma exclusiva por el importe de nuestros honorarios. Cuenta mucho y se valorará más el servicio que se presta.

Nuestro negocio debe ser productivo, y debemos estudiar calcular la rentabilidad que nos puede proporcionar cada tipo de cliente.

Un alto volumen por mes de facturación debe estar relacionado al tiempo de trabajo que nos lleva cada cliente.

La competencia en la profesión como en cualquier otra, lleva a que debamos distinguirnos y proporcionar mayores servicios y de mejor calidad, esto nos diferenciará de otras gestorías.

Los trámites administrativos se encuentran cada vez más automatizados y algún gestoría puede tramitar un alto número de trámites como pago de impuestos y seguros sociales por medio de los programas de administración que comentamos con anterioridad.

No obstante hay servicios cada vez más demandados por los usuarios, así como la búsqueda y solicitud de ayudas y subvenciones para los autónomos y empresas y otras entidades sin identidad jurídica como comunidades de propietarios, así como consejo en temas ámbito de comercio o fiscalidad, no solo local, autonómico o estatal, si no también internacional. Si trabajamos este tipo de clientes tendremos la posibilidad de obtener mejor cuenta de resultados.

Aunque comúnmente se confunden los términos gestoría y asesoría, hay una distingue sustancial entre los servicios ofrecidos por una gestoría y los servicios ofertados por una asesoría.

La distingue más relevante es que mientras las asesorías trabajan en el ámbito de materia fiscal, contable, laboral y financiera, el gestor es aquel profesional preparado que ejecuta trámites de documentación.

¿Por qué necesitas entender que es vender? 

No hay que olvidar la parte comercial. Además de gestores, como cualquier profesional o empresa que se precie, deberemos ser comerciales.

Poseemos un negocio y debemos darlo a conocer para que atraer clientes.

Una empresa está para ganar dinero, no lo olvidemos y el dinero se gana con clientes y no todos los clientes vienen solos.

Si bien nos podremos encontrar con clientes con amplio conocimiento del ámbito laboral que nos facilitarán otros clientes, la mayor parte de las situaciones y aunque partamos con alguna clientela potencial, deberemos buscarlos por nosotros mismos. En el caso de la gestorías hay muchos cliente particular, dado el tipo de trabajos y servicios a realizar. Extranjería, trámites de vehículos, trámite de compra venta de propiedades, etc.

Es favorable llevar a cabo un estudio de mercado identificando a las gestorías de nuestro ámbito, analizando aquellas que tengan éxito para ver en qué tenemos la posibilidad de diferenciarnos de ellas.

Además también deberíamos estudiar el tejido empresarial de nuestra zona de actuación para detectar a nuestros clientes potenciales y sus necesidades.

Podremos realizar visitas comerciales a las empresas ofreciendo nuestros servicios, por nosotros mismos, y en otros por medio de un profesional que contratemos para tal fin.

Preguntas sobre cómo abrir una gestoría

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